MANAJEMEN PROGRAM KERJA BADAN ESEKUTIF MAHASISWA (BEM) STIE AL-ANWAR MOJOKERTO 2013/2014

Program kerja adalah langkah-langkah detail untuk mencapai visi-misi berdasarkan rancangan strategis yang telah dibuat. Program kerja lahir karena adanya visi-misi. Program kerja ibarat kendaraan yang digunakan agar bisa sampai di tujuan (visi) melalui arah dan jalan (misi) yang telah dirumuskan. Sedangkan rancangan strategis (renstra) adalah peta yang dipakai dalam perjalanan itu agar menjaga perjalanan berada pada jalur yang tepat dan tidak tersesat. Program kerja adalah derivasi dari renstra yang telah terbentuk.

Renstra adalah penjabaran aspek-aspek pendukung visi dan misi serta analisa detail tentang bagaimana diterjemahkan dari targetan-targetan tiap aspek hingga menjadi pra-program kerja .

Gambar 4 ⁽⁴. Ilustrasi pencapain visi yang telah dijabarkan dalam misi dan didukung oleh aspek-aspek yang nantinya akan membantu organisasi dalam menyusun atau merencanakan program kerja. Program kerja adalah hasil derivasi atau turunan terakhir dari rencana strategis. 

Berikut contoh visi, misi, dan rencana strategis BEM STIE AL-ANWAR tahun kepengurusan 2012/2013 agar dapat dijadikan ilustrasi oleh Kementerian beserta Anggotanya dalam menyusun visi, misi, dan renstra sebagai pondasi dalam menyusun program kerja.  

BEM STIE-AL-ANWAR

Visi :

            Terwujudnya BEM STIE AL-ANWAR sebagai lembaga yang sinergis dan professional dalam rangka memberi pelayanan dan pengabdian terbaik untuk seluruh civitas akademika Fakultas Ekonomi STIE Al-Anwar dan Masyarakat umum.

Misi :

1.      Menjadi sinergitas internal BEM STIE AL-ANWAR yang Solid,Unggul, dan militan

2.      Memberi pelayanan yang terbaik dalam rangka pemenuhan kebutuhan dan potensi akademik serta non akademik seluruh mahasiswa STIE Al-Anwar

3.      Berperan penting dalam membentuk gerakan budaya ilmiah pengembangan intelektual mahasiswa (Gerakan Baca,Tulis,Diskusi)

4.      Menciptakan harmonisasi dalam komunikasi dan koordinasi antar lembaga formal dan organisasi tingkat jurusan,UKM dan Eksternal Kampus

5.      Memberi penguatan yang aktif dan kontributif dalam pengabdian dan pemberdayaan kepada masyarakat.

PROSESIONAL   :

Arahan	Indicator		PJ
Administrasi teratur	kwalitatif	Kwantitatif	Sekertaris & Menteri adm
	-    Dokumentasi rapat tertata rapi -    Rekapitulasi keuangan rapi	Dapat di evaluasi selama 2 minggu 1 x

SINERGIS:

Arahan	indikator		PJ
BEM KM Menjadi coordinator ormawa seSTIE	Kwalitatif	Kwantitatif	Menteri dalam negeri
	-    Terjalinnya komunikasi efektif bem km dengan bemf dan ukm -    Sinkronisasi kegiatan event

Hal ini yang awalnya perlu diketahui oleh seluruh pengurus BEM. Bahwa program kerja BEM tidak muncul secara tiba-tiba tanpa berlandaskan alasan kuat dan jelas atau bahkan muncul hanya karena keinginan sesaat pengurusnya. Program kerja yang dibuat selalu menyesuaikan dengan visi dan target-target organisasi yang telah terbentuk melalui rencana strategis organisasi. Karena itu, program kerja yang dibentuk oleh BEM melalui berbagai menteri yang dimilikinya harus bermula dari visi dan misi organisasi. Program kerja dibentuk sebagai kendaraan menuju visi tersebut. Sebelum menuju tahap penyusunan program kerja, pengurus organisasi harus terlebih dahulu paham tentang visi, misi, dan rencana strategis organisasi. Tidak hanya pengurus harian organisasi saja, pemahaman tersebut juga harus dimiliki oleh setiap pengurus organisasi sampai level hierarti terbawah. Kerja yang didasari pemahaman akan jauh lebih baik hasilnya. Pemahaman diawal akan menjadi pedoman yang kuat sekaligus menjadi alasan dari pertanyaan “mengapa kita melakukan ini”.

Penyusunan program kerja juga merupakan salah satu fase dalam siklus organisasi yang akan menentukan keberhasilan organisasi. Penyusunan program kerja adalah bagian dari perencanaan (planning). Gagal dalam merencanakan berarti merencanakan kegagalan. Keberhasilan menentukan program kerja yang tepat akan berdampak pada kesuksesan dan keefektifan organisasi. Program kerja memang penting dan vital, namun itu bukan yang terpenting, karena semua fase dalam organisasi adalah penting. Salah jika ada pengurus BEM berpikir bahwa proker adalah segalanya, sehingga mengabaikan fase dalam siklus organisasi yang lain, semisal penyusunan visi, misi, dan rencana strategis. Padahal visi, misi, dan renstra merupakan dasar imajinasi dari pembentukan proker.

Disisi lain, proker terkadang dijadikan satu-satunya dasar penilaian apakah organisasi dikatakan berhasil ataukah gagal. Jumlah proker yang terlaksana akhirnya menjadi acuan untuk penilain tersebut. Kesan yang salah ini terkadang menjadi perangsang bagi pengurus organisasi (BEM) untuk membuat program kerja yang banyak, mewah/besar, dan berusaha agar program kerja yang sudah disepakati dilaksanakan seluruhnya; meskipun tidak jarang proker yang direncanakan itu tidak didasarkan pada analisa yang kuat dan realistis. Organisasi bukan cuma tentang program kerja. Seberapa banyak dan seberapa besar program kerja pun bukan patokan dalam menilai keberhasilan organisasi. Efektivitas program kerja dan efisiensinya yang seharusnya lebih diutamakan dalam menilai kinerja organisasi.  

Secara makro, proses penyusunan program kerja terbagi dalam beberapa fase atau tahap, diantaranya adalah seperti dibawah ini. Poin-poin berikut pun sejatinya merupakan intisari dari manajemen sebuah organisasi.

1. Planning (perencanaan). Planning merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan di masa datang terkait dengan kecenderungan obyek sasaran, kebutuhan-kebutuhannya, dan kemungkinan-kemungkinan lainnya. Hal tersebut kemudian dirumuskan dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan agar tujuan organisasi dapat tersampaikan di lingkungan kampus. Dalam konteks program kerja, planning bertujuan untuk menentukan bentuk program-program konkret apa yang akan dilakukan sekaligus mencari data atau alasan yang kuat mengapa program tersebut perlu dikerjakan. Tentunya merencanakan program kerja harus disesuaikan dengan visi organisasi dan visi Keluarga Mahasiswa (KM). Parameter keberhasilan kegiatan (baik kuantitatif dan kualitatif) perlu dibuat dalam tahap ini sebagai standar penilain saat evaluasi nantinya.
2. Organizing. Pengorganisasian adalah mengatur sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan tersebut. Sumber daya yang penting yang perlu diorganisasikan adalah: 1) sumber daya manusia (SDM), 2) Dana, dan 3) Waktu.
3. Actuating. Actuating adalah implementasi di lapangan. Semua hal yang sudah direncanakan dan diorganisir dengan baik kemudian dilaksanakan atau diaktualisasikan menjadi sebuah program kerja berbentuk kegiatan (event) maupun dalam bentuk program kerja non event. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan selama proses actuating yaitu: 1) koordinasi, 2) work the plan, 3)maksimalisasi potensi, 4)atmosfer kerja yang baik, dan 5) optimis.
4. Controlling. Kontrol adalah aktivitas pengawasan terhadap kemajuan program yang dilakukan, membandingkan apa yang sedang dicapai dengan sasaran yang direncanakan, dan campur tangan diwaktu yang tepat untuk meluruskan jalannya kegiatan supaya mencapai sasaran yang sudah direncanakan. Aktivitas kontrol harus berstandar pada media pengukur dan pelaksanaan kerja sebagai tolak ukur yang tepat agar dapat diketahui penyimpangan yang terjadi secara diri sehingga kemudian dapat segera diberi tindakan. Dua tolak ukur yang harus sangat diperhatikan agar pengawasan dapat berlangsung dengan baik adalah:  1) standar fisik/normalisasi, meliputi kualitas hasil, kuantitas, waktu penyelesaian; 2) standar non fisik (intangible standard), meliputi hal-hal yang dapat dirasakan namun tidak dapat dilihat, ex. semangat team, harmonisasi team.
5. Evaluating. Kegiatan evaluasi adalah bentuk usaha yang dilakukan ketika pelaksanaan kegiatan telah berlangsung dengan melihat dan menilai apakah kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan perencanaan awal atau bertolak belakang dari kesepakatan dan tujuan semula. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan, mengetahui pencapain sasaran, mengembangkan program dan materi kegiatan selanjutnya, menentukan kembali kebutuhan dimasa datang, dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan kedepan. Hal yang penting yang harus dievaluasi: 1) apakah kegiatan sudah tepat sasaran dan memenuhi kebutuhan obyek, 2) sarana kegiatan dan kesesuainnya, 3) waktu dan tempat kegiatan, 4) hasil kegiatan sejauh mana manfaatnya, 5) kinerja panitia. Sedangkan pihak yang mengevaluasi diantaranya: 1) pemantau, 2) peserta, 3) pihak lain yang terkait, 4) panitia. Evaluasi program kerja meliputi 1) Evaluasi pada tahap perencanaan, 2) Evaluasi pada tahap pelaksanaan, dan 3) Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan.
6. Reporting. Pelaporan merupakan tahap akhir dimana semua aktivitas, data, dan informasi dari program yang telah dilaksanakan disusun dalam bentuk laporan yang rapi, mudah dimenngerti, dan tentunya sesuai format penyusunan. Hal-hal yang perlu dilaporakan diantara adalah terkait: 1) jumlah peserta, 2) waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, 3) jumlah dana yang terpakai secara rinci, 4) tingkat keberhasilan kegiatan (kualitatif dan kuantitatif), 5) Foto kegiatan, 6) CV pembicara dan list peserta, 7)diskripsi singkat tentang jalannya acara, 8)rekomendasi atau saran yang membangun untuk perbaikan dimasa depan. Ada baiknya jika reporting ini dapat disusun semenarik mungkin sehingga kemudian dapat dipublikasikan kepada mahasiswa secara luas, mengingat BEM adalah lembaga esekutif tertinggi di negara mahasiswa. Laporan juga penting diserahkan kepada pihak-pihak terkait, seperti kepada birokrasi kampus, sponsor, atau pengisi acara.

Keenam fase tersebut sejatinya juga yang berlaku dalam menyusun sebuah program kerja, dimana satu program kerja akan selalu diawali oleh perencanaan (planning) dan akan berakhir pada evaluasi yang kemudian akan terhubung lagi dengan perencanaan selanjutnya.

Program kerja yang dilakukan BEM dapat dibagi kedalam beberapa kategori. Pembagian program kerja menjadi beberapa kategori ini nantinya dapat berguna dalam membantu mahasiswa menentukan tingkat prioritas kegiatan, alokasi dana, dan alokasi waktu yang dimiliki organisasi. Kategori program kerja diantaranya adalah^:

1. Rutin (pekanan/bulanan) proker yang dilakukan berulang-ulang pada selang waktu tertentu
2. Big special event (membutuhkan kepanitian khusus antara kementerian dengan sasaran mahasiswa secara luas).

Dalam menyusun program kerja perlu memperhatikan beberapa kaidah penyusunan dimana kaidah tersebut dapat membantu penyusun maupun pihak yang membaca semakin mudah memahami seluruh komponen dari rencana program kerja yang diajukan. Kaidah penyusunan tersebut berisikan beberapa aspek yang harus ada dalam penyusunan program kerja yang berguna agar program kerja yang disusun lebih mudah dipahami oleh semua pihak sekaligus menggambarkan program kerja secara holistic atau keseluruhan. Aspek-aspek yang harus ada dalam penyusunan program kerja meliputi ^:

1. Nama kegiatan dan kategori. Berisikan nama kegiatan sekaligus mencantumkan kategorinya, apakah rutin, BSE.
2. Latar belakang. Berisikan penjelasan mengapa kegiatan ini perlu untuk diselenggarakan oleh BEM. Berisikan kondisi kekinian, kebutuhan masyarakat, mahasiswa stie al-anwar, hasil pooling, interview, data dan fakta, dlsb. Kemudian dielaborasikan dengan rencana strategis organisasi. Ditulis dalam bentuk paragraf yang berisi cerita atau narasi.
3. Tujuan umum dan khusus. Berisikan deskripsi tujuan umum yang ingin dicapai dengan terselenggaranya kegiatan ini. Tujuan umum adalah tujuan yang berupa kalimat utuh dan panjang. Sedangkan tujuan khusus adalah derivasi dari tujuan umum, sifatnya lebih bisa diukur (measurable) dan lebih mudah dicapai dibandingkan tujuan umum.
4. Abstraksi dan bentuk umum. Pada subjudul abstraksi, dijelaskan secara deskriptif dan naratif mengenai bayangan kegiatan ini ketika diselenggarakan. Sedangkan pada subjudul bentuk umum, dijabarkan menganai daftar (list) mata-mata acara apa saja yang menjadi andalam dalam kegiatan tersebut.

Contoh: abstraksi: acara ini terbagi menjadi dua yaitu: training dan education. Dalam education, peserta akan diberikan teori mengenai keahlian berorganisasi dan kepemimpinan. Dst…..

Bentuk umum:

-ceramah. Ceramah berisikan pengenalan peserta terhadap topic-topik utama dalam kegiatan ini seperti: manajemen organisasi

-studi kasus. Peserta akan diminta untuk terjun langsung ke masyarakat guna menggali kasus-kasus yang terjadi di masyarakat. Dst…….

5. Rekanan (partner kerja). Disini dijabarkan list orang-orang, badan usaha, lembaga, dlsb. Dimana mereka akan menjadi calon rekanan kerja dari kegiatan ini. Perlu dijelaskan juga peran dari setiap orang/badan usaha/lembaga tersebut.

Contoh: -M.Yusa’,Diki,Dewi Mr.Jun,Eris,Yusuf,Tata,Panji, sebagai calon pembicara (alternatif) yang akan menjadi pengisi acara dari mata acara Talk show.

-Bank BNI, Bank Mandiri, Wingfood,dst akan dibidik menjadi sponsor dalam acara ini.

6. Tim pengarah (SC dan OC). Disini ditulis siapa orang yang bertanggung jawab sebagai PJ (penanggung jawab) acara, baik orang yang menjadi SC (steering committee)-jika ada maupun PJ sebagai OC (organizing committee).
7. Waktu dan tempat. Disini dijelaskan rencana penggunaan tanggal, baik untuk persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. Juga ditulis tempat/lokasi yang akan digunakan berikut alternatifnya.
8. Analisa SWOT. Disini dijelaskan tentang analisa SWOT Menteri sehingga berani mengajukan program kerja ini.
9. Rencana Anggaran.  Dijabarkan total anggaran yang dibutuhkan beserta rencana permohonan dana kepada pihak sponsor, birokrasi, dan juga kas organisasi maupun donatur.
10. Parameter keberhasilan (kuantitatif dan kualitatif). Parameter keberhasilan adalah target keberhasilan yang ditetapkan oleh organisasi terkait dengan agenda kegiatan yang dilakukan. Kuantitatif artinya dapat diukur dan dinyatakan dengan angka, misalnya jumlah peserta yang hadir, jumlah peserta yang antusias bertanya, dsb. Sedangkan parameter kualitatif adalah target keberhasilan yang diharapkan tercapai namun tidak dapat dijabarkan dalam angka atau satuan, hanya dengan deskirpsi kata. Misalnya yang berhubungan dengan pemahaman peserta terkait materi acara.
11. Rekapitulasi timeline. Disini ditulis rekapitulasi waktu dalam sebuah timeline Ms. Excel/table mulai dari perencanaan sampai pelaporan dengan arsiran warna berbeda-beda sehingga mudah dibaca.

Alur Penyusunan Program Kerja

Alur penyusunan program kerja BEM yang baik adalah dimulai dari pemahaman terhadap visi, misi, dan rancangan strategis oleh seluruh pengurus harian (PH) BEM terlebih dahulu. Setelah itu, setiap mentri wajib menjelaskan visi, misi, dan renstra organisasi kepada anggotanya baik kepala devisi maupun anggota baru sejelas-jelasnya. Acara untuk menanamkan pemahaman visi, misi, dan rancangan strategis organisasi perlu diadakan dalam acara orientasi pengurus. Pemahaman terhadap visi, misi, dan rancangan strategis organisasi harus dimunculkan diawal kepengurusan sehingga setiap anggota paham dan mengerti arah dan tujuan serta target yang akan dicapai. Sehingga, setelah itu, anggota diharapkan akan dengan mudah menelurkan gagasan-gagasan kreatifnya yang berhubungan dengan job description atau ranah kerja masing-masing. Pemahaman tentang tupoksi bidang, posisi, dan seluk beluk kementriannya pun harus dipahamkan sejak awal kepada seluruh pengurus. Ingat sekali lagi, bahwa program kerja tidak muncul begitu saja atau muncul secara tiba-tiba, karena program kerja yang benar adalah berlandaskan atas rancangan strategis organisasi yang telah ditetapkan oleh pimpinan. Ditambah lagi, dalam menyusun program kerja BEM juga harus memperhatikan kondisi real dilapangan yang didukung dengan fakta-fakta.

Setelah usulan program kerja disusun berdasarkan tata cara yang sudah dijelaskan diatas, seorang mentri kemudian mendiskusikan usulannya tersebut kepada Komisi Ahli atau Wakil Presiden dan Presiden agar mendapatkan kritik, saran, dan perbaikan. Setelah itu, sebelum rapat kerja BEM, kemudian setelah itu dapat melakukan rapat kerja (raker) untuk mendiskusikan dan mengesahkan program kerja yang sudah disusun oleh setiap kementrian. BEM juga harus menyerahkan profil program kerjanya kepada pihak birokrasi kampus untuk mendapat persetujuan dan tentunya, dana.